ある保育園に電話をした時のことです。
職員 「もしもし・・・」
私 「いつも大変お世話になっております。Ｅｇｇコミュニケーションの藤田と申します。
園長先生はいらっしゃいますか。」
職員 「園長先生ですね。ちょっと待ってください。」
（保留中）（結構、待たされるな）
職員 「さっきまでいたんですが・・・」
私 「そうですか。それでは、大変申し訳ございませんが、伝言を・・・」
職員 「あっ、いました。ちょっと待ってくださいね。（園長先生！）」
電話応対も第一印象です。
若手の職員は、家庭で固定電話の使い方を経験していない方が多いため、
電話のマナーを知らなくて当然かもしれません。
「電話も取れないの？」と言わず、きちんと指導しましょう。
電話応対の留意点
| ・3コール以内に出ましょう。 ただし、保育中ですぐに出られない場合は、「お待たせしました」と言います。 |
| ・メモを取る準備をします。 |
| ・名乗り方は園で統一しましょう。 例； （挨拶 おはようございます）園名＋名字 |
| ・ビジネス電話では、「もしもし」とは言いません。 |
| ・保留にする際は、保留音を流しましょう。保留は30秒までにし、それ以上お待たせした場合は 「お待たせして申し訳ございません」と言います。 |
| ・電話応対で使う言葉を覚えましょう。「いつも大変お世話になっております。」など |
| ・敬語の使い方を覚えましょう。「〇〇様でいらっしゃいますね。」「園長に申し伝えます。」 |
電話応対の流れ
| 取り次ぎの流れ ◎電話を取る・名乗り ◎挨拶「いつも大変お世話になっております。」 ◎相手の名前を復唱・確認 ◎取り次ぐ相手を確認 ◎取り次ぎ相手に代わって、自分の電話を切る |
| 取り次ぎ相手が不在の場合の流れ ◎電話を取る・名乗り ◎挨拶「いつも大変お世話になっております。」 ◎相手の名前を復唱・確認 ◎取り次ぐ相手を確認 ◎取り次ぎ相手が不在の場合は、話せる範囲で不在の理由を伝え、 伝言があれば預かります。 ◎相手の連絡先や名前、伝言内容の確認 ◎再度の名乗り・挨拶 |
